e-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından elektronik ortamda düzenlenen, gönderilen ve saklanan fatura sistemidir. Klasik kâğıt faturanın dijital halidir; aynı yasal değere sahiptir fakat süreci hızlandırır, evrak yığınını ortadan kaldırır.
Türkiye'de e-Fatura, ciro eşiklerini aşan işletmeler için zorunludur. 2026 itibarıyla bir önceki yıl cirosu 3 milyon TL ve üzerinde olan işletmelerin e-Fatura sistemine geçişi gereklidir. Daha düşük cirolu işletmeler isteğe bağlı olarak da geçebilir; pek çok firma bunu yapmayı tercih ediyor çünkü süreç düşündüğünüzden çok daha basit.
e-Faturaya geçişin üç ana adımı vardır. İlk olarak Mali Mühür (tüzel kişiler için) veya e-İmza (gerçek kişiler için) almanız gerekir. Ardından bir GİB Özel Entegratörü seçersiniz; entegratörler GİB ile sizin aranızdaki teknik köprüdür. Üçüncü adım, kullanacağınız ön muhasebe yazılımını entegratör ile bağlamaktır. ON Muhasebe gibi GİB onaylı yazılımlar, mali mühür ve entegratör süreçlerini tek bir akış içinde tamamlamanızı sağlar.
Geçiş sonrasında müşterilerinize ve tedarikçilerinize bilgilendirme yapmanız önerilir. Eğer karşı taraf e-Fatura mükellefiyse, ona kestiğiniz fatura otomatik olarak e-Fatura olur; değilse e-Arşiv olarak düzenlenir ve müşteriye e-posta olarak iletilebilir.
Mali müşaviriniz, geçiş sürecinde en büyük yol arkadaşınızdır. Birlikte ciro eşiğini doğrulayın, vergi dairesi tarafında gerekli bildirimleri yapın ve geçiş tarihini birlikte belirleyin. ON Muhasebe kullanıyorsanız müşavirinize ücretsiz okuma yetkili hesap açabilir, beyan dosyalarını birlikte hazırlayabilirsiniz.